.png)
Инвойс является коммерческим документом, выданным продавцом покупателю и относящимся к сделке продажи, с указанием продуктов/услуг, их количеств и согласованных цен. Инвойс может быть как бумажным так и электронным.
Важно: Иногда это обязательство (выдача инвойса) принимается лицом, которое получает услуги или товары. Этот метод называется «Self-billing». Будьте осторожны! Для того, чтобы счет был действительным, должно предшествовать двустороннее соглашение. Образец договора Self-billing вы можете найти ЗДЕСЬ.
Смотрите ЗДЕСЬ лучшие облачные ПО и приложения для выставления счетов фактур.
---
Инвойс должен содержать всю необходимую информацию требуемую по закону. Здесь мы указываем основную информацию, которая должна быть представлена:
1. Наименование и адрес продавца Имя, Адрес, UTR, регистрационный номер, номер телефона, адрес электронной почты. Идеально также, когда упомянуто имя конкретного продавца.
2. ФИО и адрес покупателя Название компании / Имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты.
3. Номер Инвойса Номер инвойса является уникальным для каждого счета на оплату. Вам нужно будет вести учет номеров / ссылок, которые вы уже использовали, чтобы случайно не дублировать их. Некоторые используют только последовательность чисел, например 0001, 0002 и т. Д. Но вы также можете включить и буквы, если хотите.
Если у вас есть постоянные клиенты, вы можете подумать поставить несколько букв перед цифрами, чтобы указать клиента. Это означает, что вы можете повторно использовать один и тот же номер счета, изменяя только буквы. Например, George 0001, вы можете сделать G0001 или для UPECO 0001, U0001.
4. Ссылка клиента Некоторые клиенты просят вас указать некий конкретный (ими) ссылочный номер. Так что хорошо иметь пустое место в вашем инвойсе для этой цели.
5. Дата Инвойса Обычно это дата, когда создается инвойс. Так что это не обязательно обозначает дату, когда товары или услуги были покрыты.
6. Дата предоставления товаров или услуг Это дата также известна как «supply date - дата поставки» и используется главным образом в "НДС инвойсе" (VAT Invoice).
7. Подробная информация о предоставляемых продуктах / услугах и их цены
Необходимо дать четкое описание того, что было продано. Это обычно означает построчный список каждого продукта или услуг, которые были предоставлены, и стоимость каждого из них. Чем яснее описание, тем менее вероятно, что клиенту нужно будет связаться с продавцом для запроса уточнений и дополнительной информации. Это также означает, что счет будет урегулирован более оперативно при бух-учете.
8. Общая сумма инвойса Общая стоимость всех отдельных продуктов или услуг, на которые был выдвинут счет. Если есть какая-то скидка, вы также должны это отметить.
9. Условия оплаты Условия оплаты в целом определяют, сколько времени клиент имеет в своем распоряжении для оплаты счета. Например, «Оплата должна быть произведена в течение 30 дней - Payment should be made within 30 days».
10. Подробная информация о том, как оплатить Инвойс Продавец должен указать следующие данные счета оплаты, если вы принимаете BACS / прямые платежи: название банка, имя имя счета, номер счета, код сортировки (сорт-коде). Если оплата осуществляется по чеку, тогда необходимо лишь указать имя получателя. Однако предпочтительно, чтобы клиент осуществлял оплату напрямую через интернет, избегая таким образом лишних хлопот. Также, важно знать что, некоторые банки взимают плату за обработку чеков.
Если вы имеете НДС (VAT) номер, вам необходимо предоставить дополнительную информацию. Подробнее по этому вопросу вы можете найти на официальном сайте HMRC. Вкратце, основная дополнительная информация: A) Регистрационный номер НДС продавца B) Сумма и ставка НДС, начисляемые по каждому пункту C) Общая ставка и сумма НДС.
Кроме того, если продавец является компанией с ограниченной ответственностью (LTD/LIMITED), то также применяются дополнительные правила. Например, если продавец решил включить имена директоров в инвойс, то он должен указать имена всех директоров. Подробнее см. «The Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008».
ВНИМАНИЕ!
Данная статья имеет цель дать только общую картину и в любом случае не должна приниматься как правило. Каждый случай всегда носит индивидуальный характер и настоятельно рекомендуется проконсультироваться с профессионалами, прежде чем принимать какие-либо решения.